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Dossier en ligne

Inscription au dossier en ligne

Pour profiter de la nouvelle boîte postale électronique, vous devez :

  • Activer votre dossier en ligne;
  • Désigner un responsable de la gestion des accès selon la procédure détaillée ci-dessous.

Que devez-vous faire pour accéder à votre dossier en ligne?

Pour accéder à votre dossier en ligne, vous devez, en premier lieu, désigner un responsable de la gestion des accès (RGA) en remplissant le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès (PDF, 737 ko).

Une fois rempli et signé, le formulaire doit être retourné à votre centre de services (par télécopieur, par courrier électronique, par la poste ou en personne), accompagné, le cas échéant, de la procuration ou de la résolution désignant le RGA.

La Financière agricole vous retournera, dans les meilleurs délais, une lettre dans laquelle le code d'utilisateur et le mot de passe temporaire du RGA seront inscrits.

Vous devez remettre cette lettre au RGA qui procédera à l’activation de son code. Par la suite, il pourra créer des codes d’accès pour des utilisateurs supplémentaires à qui il aura accordé des droits d’accès.

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Qui peut désigner le responsable de la gestion des accès?

La Financière agricole invite d'abord ses clients (le propriétaire, un des administrateurs ou un des associés de l'entreprise) à tenir le rôle de responsable de la gestion des accès (RGA).

Si l’entreprise est au nom d’un particulier, celui-ci agit d’office comme RGA à moins qu’il désigne un tiers par procuration.

Lors de la désignation d’un tiers, la procuration doit être signée par le particulier et transmise avec le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès (PDF, 737 ko), rempli et signé par le RGA désigné dans la procuration.

Voici un exemple de procuration vous permettant de désigner un tiers :


Dans les cas où l’entreprise n’est pas un particulier, le RGA doit être désigné par les administrateurs ou les associés, selon le statut juridique de l’entreprise.

À titre d’exemple, le RGA peut être l’un de ses dirigeants (président, vice-président, secrétaire, trésorier), un administrateur, un associé ou un autre représentant.

Dans tous ces cas, une résolution du conseil d’administration ou une procuration de l’entreprise désignant le RGA doit être fournie à La Financière agricole.

Dans le cas où l’entreprise est une société, la procuration désignant le RGA doit être signée par tous les associés de l’entreprise et retournée avec le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès (PDF, 737 ko), rempli et signé par le RGA désigné dans la procuration.

Dans le cas où l’entreprise est une société par actions, la résolution désignant le RGA doit être signée par tous les administrateurs de la société par actions et transmise avec le formulaire Désignation du responsable de la gestion des accès (PDF, 737 ko), rempli et signé par le RGA désigné dans la résolution.

Voici des exemples de résolution et de procuration en fonction du statut juridique de votre entreprise.

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Quels sont les rôles du RGA pour le dossier en ligne?

Chaque dossier en ligne est sous la responsabilité d'UNE personne, qui est désignée comme étant le RGA. Le RGA représente l’entreprise auprès de La Financière agricole en ce qui a trait au dossier en ligne de l’entreprise. En conséquence, le RGA a accès à tous les renseignements personnels et confidentiels de l’entreprise, qu’ils soient actuels, modifiés ou futurs.

Le rôle du RGA est de :

  • procéder à l’inscription de l’entreprise à son dossier en ligne auprès de La Financière agricole;
  • donner des droits d’accès partiels ou complets à des utilisateurs dont les tâches nécessitent un accès au dossier en ligne;
  • gérer les droits d’accès de ces utilisateurs et leur retirer au besoin ces droits d’accès;
  • aviser les utilisateurs qu’ils s’engagent à ne divulguer en aucun temps leur code d’utilisateur et leur mot de passe;
  • modifier périodiquement son mot de passe pour des raisons de sécurité;
  • réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur lorsque celui-ci l’a oublié;
  • prendre toute autre décision et poser tout geste en lien avec le dossier en ligne de l’entreprise.

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Besoin d'un code d'utilisateur?

Si vous n'êtes pas le RGA, vous devez communiquer avec le RGA de l'entreprise concernée. Si vos fonctions dans l’entreprise le nécessitent, le RGA de cette entreprise vous créera un code d’utilisateur et vous accordera les droits d’accès nécessaires à votre fonction.

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Est-il possible de confier la gestion de son dossier en ligne à un tiers?

Oui. Le propriétaire, les administrateurs ou les associés de l'entreprise peuvent confier cette responsabilité à une autre personne (par exemple : conjoint, membre du personnel de l'entreprise, etc.).

Pour ce faire, il doit :

  • remplir et signer, en fonction du statut de l’entreprise, une résolution ou une procuration désignant le RGA;
  • demander au RGA de remplir et signer le formulaire  Désignation du responsable de la gestion des accès (PDF, 737 ko).
  • retourner le formulaire, avec la procuration ou la résolution, à son centre de services (par télécopieur, par courrier électronique, par la poste ou en personne).

La Financière agricole retournera, dans les meilleurs délais, une lettre dans laquelle le code d'utilisateur et le mot de passe temporaire du RGA seront inscrits.

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Qui peut avoir accès au dossier de l'entreprise?

Tous ceux et celles à qui le RGA a accordé des droits d’accès (partiels ou complets) peuvent accéder au dossier en ligne de l'entreprise.

En effet, le RGA peut :

  • fournir un code d'utilisateur et un mot de passe aux personnes dont les tâches nécessitent un accès (partiel ou complet) au dossier (par exemple : conjoint, membres du personnel, comptable, etc.);
  • gérer les droits d'accès de ces personnes (droits de consultation ou de transaction), selon les différentes sections du dossier en ligne;
  • retirer, au besoin, les droits d'accès de ces personnes.

Le  Guide destiné au responsable de la gestion des accès (pdf, 1,4 mo) explique, de façon simple, les procédures à suivre pour bien gérer les accès des différents utilisateurs du dossier en ligne.

Cependant, il est important de comprendre que votre dossier en ligne contient des renseignements personnels et confidentiels concernant votre entreprise. La Financière agricole traite de façon confidentielle les renseignements personnels qui lui sont confiés, et seule la personne concernée par les renseignements détenus par La Financière agricole peut autoriser l’accès à ces derniers.

En permettant au RGA de votre entreprise d’accorder à des tiers des accès (partiels ou complets) à votre dossier en ligne, vous consentez à ce que ceux-ci aient accès aux renseignements personnels et confidentiels concernant votre entreprise.

À cet effet, il est important que les accès soient accordés uniquement aux utilisateurs dont les fonctions au sein de l’entreprise le nécessitent, car certaines sections du dossier en ligne contiennent ou peuvent contenir des renseignements plus sensibles. C’est le cas de la section Communications qui contient la majorité des documents qui vous sont transmis par La Financière agricole.

Pour vous aider dans la gestion des accès, un résumé de l’information présentée dans chaque onglet de votre dossier en ligne est disponible à la rubrique Détails des renseignements par onglet de la section Sécurité du dossier en ligne.

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Des questions?

N'hésitez pas à communiquer avec votre centre de services.

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