• Rôle du responsable de la gestion des accès
• Attribution d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe
• Confidentialité du code d'utilisateur et du mot de passe
• Modifications des conditions d'utilisation
• Fermeture de session après un délai d'inactivité
• Accès au dossier en ligne
• Conservation des données
• Responsabilités du propriétaire ou des associés d'une entreprise (demandeur)
• Confidentialité des renseignements
• Disponibilité des services
• Régime juridique
• Des questions?

Rôle du responsable de la gestion des accès

La personne responsable du dossier en ligne a accès à toutes les informations et aux services transactionnels du dossier de l'entreprise, qu'ils soient actuels, modifiés ou futurs.

Il peut aussi permettre à toute personne (ci-après nommée utilisateur) d'accéder au dossier et, par conséquent, de consulter les informations confidentielles qui s'y trouvent.

À cet égard, le responsable du dossier en ligne remet à chacun des utilisateurs un code d'utilisateur et un mot de passe temporaire, ce qui leur permettent d'accéder au dossier en ligne.

Le responsable du dossier en ligne accorde à chaque utilisateur des droits de consultation ou d'utilisation des services transactionnels, selon les différentes sections du dossier en ligne.

Le responsable du dossier en ligne détient tous les pouvoirs relatifs à la gestion des accès, notamment la détermination et l'attribution, la suspension, la réactivation ou la modification des droits d'accès des utilisateurs.

Attribution d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe

La Financière agricole du Québec (FADQ) attribue au responsable de la gestion des accès un code d'utilisateur et un mot de passe temporaire. Ceux-ci sont toujours transmis par la poste au propriétaire ou à l'associé de l'entreprise qui a fait la demande d'inscription au dossier en ligne ou, le cas échéant, la demande de désignation d'un responsable.

Lorsque le propriétaire ou UN des associés de l'entreprise confie la responsabilité de la gestion des accès du dossier de l'entreprise à une autre personne, il doit fournir, dans le formulaire Désignation d'un responsable de la gestion des accès, une information qui permettra au responsable désigné de s'authentifier lors de son premier accès au dossier en ligne.

Puis, le code d'utilisateur et le mot de passe attribués au responsable de la gestion des accès seront activés.

Il est à noter que l'inscription au dossier en ligne et la demande de désignation d'un responsable exigent des documents signés. Les codes sont activés uniquement lorsque la FADQ a reçu la demande d'inscription sur support papier et si elle estime que toutes les conditions sont respectées.

Le responsable de la gestion des accès pourra modifier son code d'utilisateur et devra changer son mot de passe temporaire lorsqu'il utilisera le dossier en ligne pour la première fois.

Ensuite, il pourra fournir les codes d'utilisateurs et les mots de passe aux autres utilisateurs.

Pour une raison de sécurité, si un code d'utilisateur fourni par la FADQ n'est pas utilisé au cours des trois mois suivant la date de son envoi, il sera périmé.

Après ce délai, si la personne responsable de la gestion des accès souhaite accéder au dossier en ligne, elle devra demander un nouveau code à la FADQ. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Inscription ou de communiquer avec un centre de services.

Quant aux utilisateurs du dossier en ligne, ils doivent demander un nouveau code au responsable de la gestion des accès du dossier de l'entreprise concernée.

Confidentialité du code d'utilisateur et du mot de passe

Le responsable de la gestion des accès est garant de toute action posée avec un code d'utilisateur et un mot de passe qui lui sont attribués, et ce, jusqu'à ce que le propriétaire ou UN des associés de l'entreprise informe la FADQ d'un changement de responsable.

Tout détenteur d'un code d'utilisateur est responsable de la confidentialité de son code d'utilisateur et de son mot de passe, qui sont réservés à son usage exclusif. Il ne peut donc pas permettre à quelqu'un d'autre de les utiliser.

Le responsable de la gestion des accès a la responsabilité de modifier périodiquement son mot de passe pour des raisons de sécurité.

L'utilisateur a la responsabilité d'informer immédiatement le responsable de la gestion des accès de toute utilisation non autorisée de son code d'utilisateur et de son mot de passe, ou de toute tentative pouvant porter atteinte à la sécurité des accès. Il doit aussi prendre toutes les mesures à sa portée pour consulter le dossier en ligne et utiliser les services dans des conditions de sécurité optimales.

Le responsable de la gestion des accès se doit d'informer immédiatement la FADQ de toute utilisation non autorisée d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe, ou de toute tentative pouvant porter atteinte à la sécurité des accès. Il a aussi la responsabilité de prendre toutes les mesures à sa portée pour consulter le dossier en ligne et utiliser les services dans des conditions de sécurité optimales.

Par l'intermédiaire du dossier en ligne, la FADQ produira annuellement une note qu'elle transmettra à chacun des responsables de la gestion des accès afin que ceux-ci soient informés des utilisateurs qui ont accès à leur dossier, en leur précisant la ou les sections autorisées.

La FADQ ne peut en aucun cas être tenue responsable de toute perte ou de tout dommage liés au non-respect d'une des obligations mentionnées dans la présente section « Confidentialité du code d'utilisateur et du mot de passe ».

Modifications des conditions d'utilisation

La FADQ peut modifier les conditions d'utilisation du dossier en ligne à n'importe quel moment, sans préavis, pourvu qu'elle diffuse les nouvelles conditions sur son site Internet. Le responsable de la gestion des accès doit accepter de consulter périodiquement le site de la FADQ sur le sujet, et le fait qu'il continue d'utiliser le dossier en ligne signifie qu'il accepte les modifications apportées par la FADQ.

Fermeture de la session après un délai d'inactivité

Une fermeture de session sera activée après un délai d'inactivité de 30 minutes.

Par ailleurs, il est recommandé de :

• ne pas laisser son dossier en ligne ouvert sans surveillance;
• prendre l'habitude de toujours quitter sa session avant de s'éloigner de l'ordinateur, même si on prévoit y revenir dans quelques minutes.

Accès au dossier en ligne

Les droits d'accès au dossier en ligne sont accordés pour une durée indéterminée.

La FADQ peut suspendre ou révoquer tout accès au dossier en ligne sans aviser les utilisateurs au préalable. Ainsi, elle peut, à tout moment et avec effet immédiat, refuser l'accès à un dossier, notamment s'il elle a des motifs de croire que l'une des conditions d'utilisation du dossier en ligne n'a pas été respectée ou que la loi a été violée.

La FADQ peut suspendre ou révoquer un accès (code d'utilisateur et mot de passe) qui n'a pas été utilisé depuis un an. Pour réactiver son accès :

• le responsable de la gestion des accès doit communiquer avec un centre de services de La Financière agricole;
• un utilisateur d'un dossier en ligne doit communiquer avec le responsable de la gestion des accès de l'entreprise concernée.

La FADQ peut mettre fin aux droits d'accès au dossier en ligne lorsque survient un événement qui a pour conséquence de modifier les conditions de l'inscription. C'est le cas notamment lorsqu'une entreprise fait faillite, est dissoute ou liquidée, ou lorsque le particulier en affaires (propriétaire unique) décède.

Le propriétaire ou UN des associés de l'entreprise peut en tout temps demander à la FADQ de mettre fin à ses droits d'accès au dossier en ligne.

Conservation des données

Toute donnée relative au dossier en ligne est conservée par la FADQ dans ses banques de données et constitue une preuve, au même titre qu'une preuve sur support papier.

L'historique des accès au dossier en ligne au moyen d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe fait partie des données relatives au dossier recueillies par Internet.

Responsabilités du propriétaire ou des associés d'une entreprise (demandeur)

Chaque transaction effectuée au moyen d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe a le même effet juridique que si elle avait été faite conformément à des instructions écrites données par le demandeur, qu'il aurait lui-même signées.

Le demandeur est responsable en tout temps de la véracité des renseignements fournis au moyen du dossier en ligne et de l'exactitude des données qu'il saisit. Lorsqu'il a rempli la demande d'inscription, il s'est engagé à aviser la FADQ de tout changement relatif aux renseignements qu'il a transmis.

Le demandeur s'engage à aviser la FADQ de tout changement de responsable désigné pour la gestion des accès du dossier de son entreprise.

Confidentialité des renseignements

La FADQ assure la protection et la confidentialité des renseignements transmis, en mettant en place des mesures de sécurité conformes à ses obligations légales en la matière.

Pour obtenir des informations complémentaires sur le sujet, consultez la Politique de confidentialité.

Disponibilité des services

La FADQ peut, à tout moment, modifier ou interrompre temporairement un service en partie ou en totalité, sans avoir à en informer préalablement les responsables de la gestion des accès.

La FADQ peut modifier ou interrompre de manière permanente un service en partie ou en totalité, après en avoir avisé les responsables de la gestion des accès.

Pour obtenir des informations complémentaires sur le sujet, veuillez consultez la rubrique Disponibilité de services et de renseignements généraux.

Régime juridique

Tout différend qui pourrait découler de la demande d'inscription ou des conditions d'utilisation du dossier en ligne est régi par les lois applicables au Québec. Le propriétaire ou les associés d'une entreprise reconnaissent la compétence et le ressort exclusifs des tribunaux du Québec à cet égard.

Des questions?

N'hésitez pas à communiquer avec votre centre de services.